Tietosuojakäytäntö
Yksityisyytesi turvaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi pyrimme aina suojaamaan henkilötietosi parhaalla mahdollisella tavalla. Tässä asiakirjassa esitetyssä tietosuojakäytännössä kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi ja mitä oikeuksia sinulla on.
Kun ostat tuotteita tai palveluja Pikkuvarpailta, käsittelemme henkilötietojasi ennen muuta oston toteuttamiseksi ja kanssasi tehtyyn ostosopimukseen perustuvien velvoitteidemme täyttämiseksi. Jos vierailet verkkosivustollamme, käsittelemme henkilötietojasi analysoidaksemme, miten verkkosivustoamme käytetään ja esitelläksemme sinulle tarjouksia digitaalisissa kanavissa.
Jäljempänä on yksityiskohtainen kuvaus siitä, miten ja miksi käsittelemme henkilötietojasi sekä siitä, miten sinä voit vaikuttaa niiden käsittelyyn. Kerromme lisäksi, onko tietojen ilmoittaminen välttämätöntä, mistä ne ovat peräisin sekä kenelle ja mihin siirrämme tietojasi.
Kuka vastaa henkilötiedoistasi?
Henkilötietojesi käsittelystä vastaa Pikkuvarpaat, Samtuo Tmi, jonka Y-tunnus on 3180300-9, niissä tapauksissa, kun käsittelemme tietojasi yhtiön omia tarkoituksia varten (rekisterinpitäjä).
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä Pikkuvarpailla tai jos haluat käyttää kohdassa ”Mitä oikeuksia sinulla on vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?” kuvattuja oikeuksiasi, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@pikkuvarpaat.fi. Pikkuvarpaat postiosoite on Ketunlenkki 8 D, 05800 Hyvinkää.
Haluamme muistuttaa, että ostoihin sovelletut ehdot perustuvat ostosopimuksen ehtoihin. Seuraavassa kerromme tarkemmin, miksi käsittelemme henkilötietojasi, mitä henkilötietoja käsittelemme ja mikä on käsittelyn oikeusperuste. Kerromme myös, kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi.
1. Kun teet ostoksia verkkokaupassamme
Oston toteuttaminen edellyttää, että käsittelemme tiettyjä sinuun liittyviä tietoja. Jos et ilmoita kyseisiä tietoja, emme voi viedä ostostasi loppuun. Henkilötietojen käsittely on lisäksi välttämätöntä, jotta voimme täyttää lakisääteiset tai muut vaatimukset, esimerkkinä kirjanpitolaissa määritelty tietojen säilyttämisvaatimus.
Tarkoitus: Verkkokauppaostosten hallinnointi
Tietojen käsittelyn tarkoitus:
Ostettujen tuotteiden toimitus (ja toimituksesta tai siihen liittyvästä asiasta ilmoittaminen) sekä kuljetuksen yhteydessä yhteystietojesi jakaminen käyttämämme kuljetusyrityksen kanssa.
Mahdollisen peruuttamisoikeuden käsittely.
Korvauksen maksaminen ulkoisille yhteistyökumppaneille, mikäli verkko-ostos on seurausta heidän digitaalisissa kanavissaan tarjoamastaan palvelusta.
Käsiteltävät henkilötiedot:
Nimi
Yhteystiedot (esim. postiosoite, s-postiosoite ja matkapuhelinnumero)
Oikeusperuste:
Ostosopimuksen ehtojen täyttäminen, oikeudellinen velvoite ja oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä ostosopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi. Jos et ilmoita kyseisiä tietoja, emme voi viedä ostosta loppuun.
Käsittelemme myös näitä henkilötietoja jos haluat käyttää peruuttamisoikeuttasi. Mahdollisen peruuttamisoikeuden käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toimia kuluttajasuojalainsäädännön mukaisesti ja täyttää siten oikeudellisen velvoitteemme.
Kun tietojen käsittelyn perusteena on korvauksen maksaminen ulkoisille yhteistyökumppaneille, oikeusperusteena on oikeutettu etumme maksaa korvaus yhtiön tuotteita markkinoiville ulkoisille yhteistyökumppaneille.
Säilytysaika:
Henkilötietoja käsitellään kolme (3) kuukautta ostohetkestä alkaen. Kun tietojen käsittelyn tarkoituksena on maksaa korvaus ulkoisille yhteistyökumppaneillemme, 10 päivää oston jälkeen. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan kaksitoista (12) kuukautta.
Tarkoitus: Tuotearvostelujen ja tuotekysymysten hallinnointi verkossa
Tietojen käsittelyn tarkoitus:
Tuotearvioiden ja -arvostelujen pyytäminen ja julkaiseminen verkossa
Tuotekysymysten julkaiseminen
Käsiteltävät henkilötiedot:
Nimi
S-postiosoite
Oikeusperuste:
Oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme ottaa sinuun yhteyttä arvostelun tai arvion pyytämiseksi ostamastasi tuotteesta.
Sähköpostiosoitetta ei julkaista.
2. Kommunikoidaksemme kanssasi ja lähettääksemme sinulle kohdennettuja tietoja ja tarjouksia
Käsittelemme henkilötietojasi kommunikoidaksemme kanssasi esimerkiksi asiakaspalvelutapausten hallinnointia varten.
Käsittelemme henkilötietojasi myös voidaksemme kohdentaa sinulle relevanttia markkinointia ja tarjouksia digitaalisissa kanavissa. Ostokäyttäytymisesi perusteella voimme esimerkiksi esitellä sinua kiinnostavia vaatekategorioita ja lähettää mainoksia ja tarjouksia, joiden uskomme kiinnostavan sinua.
Saamme henkilötietosi päätelaitteeltasi, kun vierailet verkkosivuillamme. Yhteistyökumppanimme käyttävät hallussaan olevia tietoja, jos olet heihin asiakassuhteessa, esitelläkseen sinulle mielenkiintoisia tarjouksia tuotteistamme digitaalisissa kanavissa.
Käytämme evästeitä kerätäksemme henkilötietoja analysointia ja markkinointia varten.
Tarkoitus: Sosiaalisten kanavien hallinnointi
Tietojen käsittelyn tarkoitus:
Sosiaalisten kanavien hallinnointi (Facebook ja Instagram)
Kommentteihin ja kysymyksiin vastaaminen
Yhtiön tuotevalikoiman ja palvelujen esittely
Käsiteltävät henkilötiedot:
Nimi/profiilinimi
Valokuva/profiilikuva
Oikeusperuste:
Oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme hallinnoida sosiaalista mediaa ja mahdollistaa vuorovaikutteinen asiakassuhde näissä kanavissa.
Säilytysaika:
Henkilötiedot säilyvät sosiaalisessa mediassa.
Tarkoitus: Tuotteidemme markkinointi sosiaalisilla kanavilla ja verkkosivullamme
Tietojen käsittelyn tarkoitus:
Asiakaskuvien hallinnointi ja jakaminen Instagramissa
Voimme käyttää Instagramissa julkaisemiasi kuvia tuotteidemme markkinoinnissa yhtiömme verkkosivulla
Voimme pyytää tietyissä tapauksissa lupaa julkaista (regrammata) kuvasi Pikkuvarpaat Instagram-virrassa tai kotisivulla, kun julkaiset Instagramissa kuvia aihetunnisteella #pikkuvarpaat. Haluamme silloin näyttää asiakkaiden omia kuvia yhdessä Pikkuvarpaat-verkkokaupassa tarjottavien vaatteiden kanssa.
Käsiteltävät henkilötiedot:
Nimi/profiilinimi
Valokuva/profiilikuva, joka voi sisältää kuvia lapsista
Oikeusperuste:
Suostumus
Pyydämme aina suostumuksesi ennen kuvien julkaisemista.
Säilytysaika:
Henkilötiedot säilyvät sosiaalisessa mediassa. Säilytämme kuvaasi enintään 60 päivää sen jälkeen, kun se on poistettu verkkosivultamme. Kuva poistetaan välittömästi, jos peruutat suostumuksesi tai jos joku tekee kyseiseen kuvaan liittyvän ilmoituksen. Käsittelemme IP-osoitettasi henkilöllisyytesi ilmaisevassa muodossa vain siihen asti, kun kuvasi tallennetaan.
Tarkoitus: Asiakaspalvelutapausten hallinnointi
Tietojen käsittelyn tarkoitus:
Asiakaspalvelutapausten hallinnointi, kun kommunikoimme kanssasi puhelimitse, sähköpostin välityksellä, chatissä tai sosiaalisen median kanavissa.
Turvallisuussyistä saatamme nauhoittaa puhelun soittaessasi asiakaspalveluumme.
Käsiteltävät henkilötiedot:
Nimi
S-postiosoite
Puhelinnumero
Ilmoittamasi tiedot esimerkiksi ostosta, tilausnumerosta, jäsenyydestä tai tuotteesta tai ostosta esittämäsi kysymykset.
Oikeusperuste:
Oikeutettu etu
Oikeusperusteena on oikeutettu etumme auttaa asiakasta asiakaspalvelutapahtumassa ja varmistaa työntekijöidemme turvallisuus.
Säilytysaika:
Henkilötietoja käsitellään kuuden kuukauden ajan asiakaspalveluun otetun yhteyden jälkeen. Tietoja säilytetään enintään 12 kk. Mahdollisesti tallennettuja puheluita käsitellään ainoastaan sen ajan, kun asiaa käsitellään.
3. Verkkosivustomme analysoimiseksi
Teemme sivustollamme ostokäyttäytymisen analyysejä. Käytämme evästeitä kerätäksemme henkilötietoja alla kuvattua analysointia varten.
Tarkoitus: Voidaksemme analysoinnin avulla parantaa asiakaskokemusta verkkosivulla
Tietojen käsittelyn tarkoitus:
Suoritamme ostokäyttäytymisen analyysin ostokokemuksen, tuotevalikoiman ja palveluiden parantamiseksi. Tähän tarkoitukseen käytämme Googlen analyysityökalua Google Analytics
Analyysipalvelu auttaa seuraamaan käyttäjien ostokäyttäytymistä ja verkkosivuston käyttöä yleisellä tasolla. Keräämiämme henkilötietoja käsitellään verkkosivustomme toiminnan ja latausnopeuden optimoimiseksi sekä verkkosivuston muuttamiseksi käyttäjälle sopivaksi.
Käsiteltävät henkilötiedot:
IP-osoite
Maantieteellinen sijainti
Muut tiedot verkkosivuston käytöstä, kuten ostotiedot
Oikeusperuste:
Suostumus.
Pyydämme suostumustasi analysoidaksemme verkkosivustomme käyttöäsi tarjotaksemme sinulle paremman käyttäjäkokemuksen.
Säilytysaika:
Henkilötietoja säilytetään 13 kuukauden ajan vierailustasi, jonka jälkeen ne anonymisoidaan. Lisätietoa siitä, miten Google käsittelee henkilötietoja, on Googlen tietosuojakäytännössä.
4. Oikeudellisten velvoitteidemme täyttämiseksi sekä rikosten ehkäisemiseksi
Käsittelemme tiettyjä henkilötietoja, jotta voit asioida mahdollisimman turvallisesti verkkokaupassamme ja myymälöissämme. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on lisäksi täyttää oikeudelliset velvoitteemme, käsitellä mahdollisia, meihin kohdistuvia vaateita sekä suojata asiakkaitamme, työntekijöitämme sekä yritystämme rikoksilta.
Tarkoitus: Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen
Tietojen käsittelyn tarkoitus:
Kirjanpitolain noudattaminen
Rahanpesun estämisestä annetun lain noudattaminen
Käsiteltävät henkilötiedot:
Nimi
Postiosoite
S-postiosoite
Maksuhistoria ja tapahtumat
Oikeusperuste:
Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen
Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä pakottavan lainsäädännön, eli kirjanpitolain ja rahanpesulain noudattamiseksi.
Tällainen henkilötietojen keruu perustuu lakiin. Jos henkilötietoja ei ilmoiteta, emme kykene täyttämään oikeudellista velvoitettamme emmekä voi hyväksyä ostoa.
Säilytysaika:
Asiakirjat, joissa tiedot voivat näkyä, käsitellään ja säilytetään kuudennen tilikauden loppuun asti kirjanpitolain ja rahanpesun vastaisen lainsäädännön mukaisesti.
Tarkoitus: Reklamaatioiden ja muiden vaateiden hallinnointi
Tietojen käsittelyn tarkoitus:
Mahdollisen reklamaatioiden tai muiden vaateiden hallinnointi
Käsiteltävät henkilötiedot:
Nimi
Puhelinnumero
Tiedot viestinnästämme asiakkaan kanssa vaateeseen liittyen (esim. oston ajankohta ja reklamaation syy)
Oikeusperuste:
Oikeudellinen velvoite ja oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toimia kuluttajasuojalain edellyttämällä tavalla. Meillä on lisäksi oikeutettu etu puolustautua mahdollisia oikeudellisia vaateita vastaan.
Säilytysaika:
Tietoja käsitellään vaateen esittämisestä alkaen aina siihen asti, kun vaadetta koskeva asia on käsitelty loppuun.
Mistä lähteistä keräämme henkilötietojasi?
Käsittelemämme henkilötiedot ovat suurimmaksi osaksi tietoja, jotka olet itse ilmoittanut meille.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Henkilötietojesi käsittelijänä toimii pääasiassa Pikkuvarpaat -verkkokaupan asiakaspalvelun tai IT-järjestelmistä vastaavat työntekijät.
Jaamme henkilötietosi myös käyttämiemme ulkoisten IT-palveluntarjoajien kanssa voidaksemme täyttää velvoitteemme sinua kohtaan ja harjoittaaksemme liiketoimintaamme.
Jaamme lisäksi henkilötietojasi tiettyjen muiden tahojen kanssa, jotta voimme täyttää velvoitteemme sinua kohtaan hyvin ja tehokkaasti tai markkinoida tuotteitamme ja palvelujamme. Lisätietoja eri tahoista, joiden kanssa jaamme henkilötietojasi on jäljempänä. Jos haluat tarkempia tietoja tahoista, joiden kanssa jaamme tietosi, pyydämme ottamaan meihin yhteyttä.
Kun teet ostoksia verkkokaupassamme
Ostosi käsittelemiseksi jaamme henkilötietosi tarvittavilta osin käyttämämme maksupalveluntarjoajan kanssa maksun käsittelemiseksi.
Tuotteiden toimittamiseksi kotiosoitteeseen tai postitoimipaikkaan ja mahdollisten palautusten käsittelemiseksi jaamme henkilötietosi kuljetusliikkeen kanssa kassalla tekemäsi valinnan mukaisesti. Nämä kuljetusliikkeet käsittelevät henkilötietojasi joko henkilötietojen käsittelijänä tai riippumattomana rekisterinpitäjänä.
Kun teet ostoksia kanssamme
Mahdollisten palautusten käsittelemiseksi jaamme henkilötietosi tilauksen pakanneen varaston sekä tuotteen toimittavan kuljetusliikkeen kanssa.
Siirrämmekö henkilötietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Pikkuvarpaat käyttää IT-palveluntarjoajia, jotka käsittelevät ja siirtävät henkilötietojasi EU- /ETA-alueen ulkopuolelle meidän toimeksiannostamme ja ohjeidemme mukaisesti. Tietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos se on hyväksyttyä EU:n tietosuojaasetuksessa (GDPR).
Varmistamme, että tietojesi siirrossa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle noudatetaan voimassa olevia tietosuojalakeja ja -määräyksiä. Tietojen siirto voi siten perustua esimerkiksi EU-komission päätökseen tai standardisopimuslausekkeisiin.
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi jakamisesta tai jos halut kopion käyttämistämme suojaustoimista, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä.
Mitä oikeuksia sinulla on vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn Pikkuvarpailla?
Sinulla on tiettyjä oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Jäljempänä on esitetty tarkempi kuvaus oikeuksistasi. Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä tämän tietosuojakäytännön alussa ilmoitettuja yhteystietoja käyttämällä.
Oikeus perua suostumus
Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus peruuttaa milloin tahansa antamasi suostumus osittain tai kokonaan. Suostumuksen peruuttamisella ei kuitenkaan ole vaikutusta henkilötietojesi käsittelytoimenpiteisiin, jotka on tehty ennen peruutusta.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus, että Pikkuvarpaat käsittelee henkilötietojasi, sekä oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä miten ja missä tarkoituksessa. Sinulla on lisäksi oikeus saada kopio henkilötiedoista, joita käsittelemme sinusta. Saat pyytämäsi tiedot mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluttua. Jos pyyntö on monimutkainen ja pyyntöjä on saapunut runsaasti, vastausaikaa voidaan tarvittaessa pidentää kahdella lisäkuukaudella. Voit esittää meille pyynnön ottamalla meihin yhteyttä tämän tietosuojakäytännön johdannossa olevien yhteystietojen avulla.
Oikeus saada virheelliset henkilötiedot oikaistuiksi
Sinulla on oikeus saada virheelliset henkilötiedot viivyttelemättä oikaistuiksi sekä oikeus täydentää puutteellisia henkilötietojasi toimittamalla lisätietoja.
Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista.
Tällaisia tilanteita ovat seuraavat:
henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty tai jota varten niitä on käsitelty
peruutat tietojen käsittelyn perustana olevan suostumuksesi eikä tietojen käsittelylle ole muuta oikeusperustetta
vastustat tietojen käsittelyä eikä tietojen käsittelylle ole muuta perustellumpaa syytä kuin sinun oikeutettu etusi estää tietojen käsittely
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti, tai
henkilötiedot on poistettava Pikkuvarpaita koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Pikkuvarpaat poistaa pyynnöstä henkilötietosi sillä edellytyksellä, ettei Pikkuvarpaat ole velvollinen säilyttämään henkilötietojasi noudattaakseen voimassa olevia lakeja tai asetuksia.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Tällaisia tilanteita ovat seuraavat:
kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden (rajoitus on voimassa vain asian tutkimisen ajan)
tietojasi käsitellään laittomasti ja vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
tarvitset henkilötietojasi oikeudellisen vaateen laatimiseksi tai puolustamiseksi, vaikka emme enää tarvitse henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin
olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä, emmekä ole varmistaneet, syrjäyttääkö oikeutettu etumme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun etusi rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelemistä
Sinulla on oikeus vastustaa milloin tahansa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun se perustuu oikeutettuun etuun. Tätä ei kuitenkaan sovelleta, jos voimme osoittaa pakottavia perusteltuja syitä henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat painavampia kuin sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä markkinointitarkoituksiin tai profilointiin. Sinulla on siten oikeus kieltää meitä lähettämästä uutiskirjeitä ja muuta markkinointimateriaalia. Jos kiellät suoramarkkinoinnin, henkilötietojasi ei enää käsitellä kyseisiin tarkoituksiin.
Oikeus esittää valitus
Sinulla on oikeus tehdä valitus yhdelle valvontaviranomaiselle (sen vaikuttamatta muuhun hallinnolliseen muutoksenhakumenettelyyn tai oikeussuojaan). Valitus osoitetaan tietosuojaviranomaiselle siinä EU-/ETA-jäsenvaltiossa, missä asut vakituisesti, missä työskentelet tai minkä voimassa olevia tietosuojalakeja ja -asetuksia on valituksen mukaan rikottu. Vastuussa oleva toimivaltainen valvontaviranomainen on Suomen tietosuojavirasto.
Oikeus tietojen siirtämiseen toiselle rekisterinpitäjälle
Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus saada meiltä itseäsi koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus tietojen tällaiseen siirtämiseen edellyttää, että:
henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen tai sopimukseen, ja
tietojen käsittely tapahtuu automaattisesti.
Sinulla on oikeus siirtää henkilötietosi suoraan meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Miten edut on arvioitu silloin, kun oikeusperusteena on oikeutettu etumme?
Joissakin tapauksissa henkilötietojesi käsittely perustuu arvioon siitä, mikä on Pikkuvarpaiden oikeutettu etu. Näissä tapauksissa olemme arvioineet, että meidän oikeutettu etumme käsitellä henkilötietojasi on painavampi kuin sinun etusi ja oikeutesi estää tietojesi käsittely. Oikeutetut etumme on määritetty tässä asiakirjassa edempänä esitetyissä taulukoissa. Jos haluat lisätietoja etujen arvioinnista, pyydämme ottamaan meihin yhteyttä. Yhteystietomme on esitetty tämän tietosuojakäytännön alussa.
Pikkuvarpaat tietosuojakäytäntö on päivitetty 13.11.2023